SOP BSDI UMSURABAYA 2017

SOP BSDI 2017

 

SOP KEPEGAWAIAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-001-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

PERENCANAAN KEBUTUHAN PEGAWAI Halaman : 1 dari 2

Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme layanan pemenuhan kebutuhan pegawai baru mulai analisis jabspesifikasi sampai dengan daftar kebutuhan pegawai baru yang siap direkrut.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan pemenuhan kebutuhan pegawai baru.
  3. Terkontrolnya proses pemenuhan kebutuhan pegawai baru sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.
  4. Terpenuhinya kebutuhan dosen atau tenaga kependidikan sesuai nisbah rasio dosen atau tenaga kependidikan dibanding mahasiswa.

Ruang Lingkup

Dimulai dari mengisi form surat permintaan tenaga kerja (SPTK) menjawab usulan kebutuhan sampai dengan menerima dan menyeleksi lamaran masuk dan berakhir daftar peserta calon pegawai yang siap untuk direkrut BSDI.

Referensi

  1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Surat Keputusan Rektor Nomor : 627/KEP/II.3.AU/C/2014 tentang Job

Spesifikasi Staf Administratif.

Definisi

  1. Dosen adalah : pegawai pada UMSurabaya yang bertugas sebagai pendidik profesional dan ilmuwan berkewajiban mentransformasikan, mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, Al-Islam dan Kemuhammadiyahan melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dan telah memenuhi syarat-syarat minimal menjadi dosen.
  2. Tenaga Kependidikan adalah pegawai yang diangkat oleh Pimpinan UMSurabaya yang terdiri dari : Tenaga penunjang akademik dan Pelaksana administratif dan memenuhi syarat sebagai pegawai.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Form usulan kebutuhan pegawai
  2. Rekap usulan
  3. Jadwal Pelaksanaan tes
  4. Berkas lamaran
  5. Form Disposisi
  6. Surat Jawaban

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab layanan pemenuhan kebutuahan pegawai
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Uraian Perencanaan Kebutuhan Pegawai

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Form SPTK
  • Form SPTK
  • Berkas Lamaran

Kerja

  • Surat

Pengajuan

Kegiatan

  • Disposisi
1 hari

3 hari

7 hari

1 hari

  1. hari
  2. hari
  3. hari
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-001.1-BSDI-01

Tanggal Terbit : 21 Agustus 2018

No. Revisi : 0

ROTASI PEKERJAAN, MUTASI, dan DEMOSI PEGAWAI Halaman : 1 dari 2

Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Sebagai panduan untuk melakukan mutasi, promosi, dan demosi pegawai di Universitas Muhammadiyah Surabaya
  2. Mempermudah bagi pimpinan institusi untuk melakukan mutasi, promosi, dan demosi untuk semua pegawai di Universitas Muhammadiyah Surabaya

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari membuat rekapan absensi pegawai yang akan di mutasi, promosi, dan demosi sampai dengan penetapan dari rektor

Definisi

  1. Rotasi Pekerjaan adalah pergantian periodik seorang karyawan dari satu tugas ke tugas yang lain serta sebagai sarana untuk mewujudkan high performance atau kinerja yang tinggi tanpa adanya perubahan jabatan, pangkat, maupun kompensasi.
  2. Mutasi adalah suatu perubahan dari suatu jabatan dalam suatu kelas ke satu jabatan lainnya yang tingkatannya sama.
    1. Mutasi Vertikal adalah proses promosi atau demosi jabata struktural atau jabatan fungsional seorang pegawai
    2. Mutasi Horizontal adalah proses perpindahan tugas seorang pegawai dari satu fakultas/biro/upt ke fakultas, biro, lembaga atau UPT lainnya.
  3. Demosi adalah penurunana jabatan, kewenangan, fasilitas, status dan bahkan gaji yang merupakan suatu hukuman bagi karyawan agar dapat belajar memperbaiki kualitas diri dan kinerjanya sehingga diharapkan dapat menjadi lebih baik selama masa penjatuhan sanksi demosi tersebut.

Referensi

1. Peraturan Rektor Nomor: 017/BPH-KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Univeritas Muhammadiyah Surabaya

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Dapat mengurangi kejenuhan pada pegawai serta meningkatkan efektifitas universitas.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Absensi Pegawai
  2. Penilaian Pegawai

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Rotasi Pekerjaan, Mutasi, dan Demosi Pegawai
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Rotasi Pekerjaan, Mutasi, dan Demosi Pegawai

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Absensi Pegawai
  • Penilaian Pegawai
1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-002-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

REKRUTMEN dan SELEKSI PEGAWAI Halaman : 1 dari 2

Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme layanan penerimaan pegawai baru.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan penerimaan pegawai baru.
  3. Terkontrolnya proses penerimaan pegawai baru sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari persiapan pengumuman, penerimaan berkas sampai dengan data pegawai baru.

Definisi

  1. Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan dan menetapkan sejumlah orang sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan.
  2. Penerimaan pegawai baru adalah kegiatan layanan penerimaan pegawai baru yang dilakukan melalui beberapa tahapan proses, yaitu persiapan dan pengumuman, seleksi administrasi, dan tes masuk meliputi : Psikotest, AIK Test, dan Interview, ditambah Microteaching Test dan TOEFL untuk calon dosen.

Referensi

  1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Peraturan Rektor UMSurabaya Nomor : 629/KEP/II.3.AU/C/2014 tentang Buku Pedoman Rekrutmen Pegawai Baru.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses seleksi rekrutmen dapat terlaksana dengan baik sehingga dapat melahirkan pegawai yang kompeten sesuai dengan bidangnya.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Berkas Lamaran
  2. Daftar Hadir
  3. Alat tes
  4. Form Penilaian Tes Seleksi
  5. Kesimpulan Hasil Tes
  6. SK Calon Pegawai
  7. Buku Agenda

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Rekrutmen Pegawai baru
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Rekruktmen dan Seleksi Pegawai Universitas

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Form SPTK
  • Berkas Lamaran
  • Daftar Hadir,

Alat Tes,

Lembar

Jawaban Alat

Tes, dan Form

Penilaian Tes

Seleksi

  • Kesimpulan

Hasil Seleksi

  • Surat

Pemberitahuan

  • SK Calon

Pegawai

  1. hari
  2. hari

2 hari

4 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-003-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

PENGURUSAN KARTU INDONESIA SEHAT Halaman : 1 dari 2

Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme layanan pengurusan kartu Indonesia Sehat bagi pegawai.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan pembuatan Kartu Indonesia Sehat.
  3. Terkontrolnya pengurusan Kartu Indonesia Sehat sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Dimulai dari pengisian formulir kesediaan menjadi peserta BPJS kesehatan sampai dengan diterimanya Kartu Indonesia Sehat oleh pegawai.

Definisi

Kartu Indonesia Sehat adalah kartu layanan kesehatan bagi setiap pegawai dengan keluarga sebagai jaminan pemeliharaan kesehatan bagi setiap pegawai.

Referensi

  1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Peraturan Rektor Nomor: 514.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistim Remunerasi pegawai.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses pengurusan Kartu Indonesia Sehat dosen dan tenaga kependidikan dapat tercukupi dan terlaksana dengan baik.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Form Surat Pernyataan Peserta BPJS
  2. Kartu Keluarga
  3. Kartu BPJS Lama (bagi yang sudah pernah punya)
  4. Buku Agenda

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Kartu Indonesia Sehat
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Pengurusan Kartu Indonesia Sehat

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Form Surat

Pernyataan Peserta KIS

  • Surat Penyataan, Kartu Keluarga, BPJS Lama ( bagi yang sudah pernah punya), Surat Pengunduran Diri Peserta APBD &

APBN

  • Tanda Terima

Melalui Email

  • Tagihan

Pembayaran

  • Kartu KIS
  • Kartu KIS
1 hari

14 hari

2 hari

1 hari

1 hari

1 hari

4 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-004-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

JAM KERJA PELAYANAN PEGAWAI Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme penerbitan dokumen rekapitulai kehadiran pegawai.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan rekapitulai kehadiran pegawai.
  3. Terkontrolnya layanan jam kerja sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Dimulai dari melakukan presensi melalui fingerprint baik datang maupun pulang sampai terekapnya hasil fingerprint masing – masing pegawai.

Definisi

Jam kerja adalah sejumlah waktu tertentu yang ditetapkan sebagai pelaksanaan pelayanan administrasi ketatausahaan oleh setiap pegawai.

Referensi

  1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Peraturan Rektor Nomor: 514.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistim Remunerasi pegawai

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses jam pelayanan pegawai di lingkungan UMSurabaya dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu.

Dokumen Penunjang Kegiatan

1. Fingerprint

2. Form Lembur

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab rekapitulasi kehadiran pegawai
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Jam Kerja Pelayanan Pegawai

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Fingerprint
  • Fingerprint
  • Form Surat

Perintah Lembur (SPL)

  • Fingerprint
1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-004.1-BSDI-01

Tanggal Terbit : 23 Oktober 2018

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

LEMBUR PEGAWAI Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur pelaksanaan lembur pegawai agar sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan yang berlaku. SOP ini meliputi proses pengajuan lembur, pelaksanaan lembur, serta pembayaran uang lembur.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari pengajuan lembur sampai dengan pembayaran uang lembur pegawai.

Definisi

Lembur adalah kerja tambahan di luar jam kerja normal, yang perlu dilakukan untuk menuntaskan tugas penting dan mendesak dengan segera atas perintah/diketahui oleh atasan yang bersangkutan.

Referensi

  1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Peraturan Rektor Nomor: 514.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistim Remunerasi pegawai.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses prosedur lembur pegawai dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu.

Dokumen Penunjang Kegiatan

1. Form Surat Perintah Lembur

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab lembur pegawai
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Lembur Pegawai

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
Form Surat

Perintah

Lembur (SPL)

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

3 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-005-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

SASARAN KINERJA PEGAWAI (SKP) Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme penerbitan dokumen SKP bagi dosen dan TKP.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan dokumen SKP bagi dosen dan TKP.
  3. Terkontrolnya penerbitan dokumen SKP bagi dosen dan TKP sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini mulai dari mengisi form SKP yang disediakan oleh BSDI sampai dengan penyerahan hasil pengisian form SKP ke BSDI.

Definisi

SKP kepanjangan dari Sasaran Kerja Pegawai yaitu dokumen penilaian kinerja pegawai di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Referensi

  1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Keputusan Rektor Nomor : 786.2/KEP/II.3.AU/A/2014 tentang Rekam Jejak Dosen dan Tenaga Kependidikan .

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses prosedur penyusunan Sasaran Kerja Pegawai dapat terlaksana dengan baik dan tepat.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Form Sasaran Kinerja Pegawai (SKP)
  2. Daftar hadir kerja

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Penilaian Sasaran Kerja Pegawai
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Sasaran Kerja Pegawai

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
Form SKP 1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-006-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 0

Halaman : 1 dari 2

PELAYANAN PRIMA Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

Untuk memberikan pelayanan yang bermutu tinggi dan memenuhi kebutuhan pegawai.

Ruang Lingkup

Dimulai dari analisis proses pelayanan sampai dengan pelaksanaan pelatihan excellent service apabila pelayanan pegawai tidak memenuhi standar dan sampai pada tahap pengukuran keunggulan layanan terhadap pegawai.

Definisi

Serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Referensi

  1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Keputusan Rektor Nomor : 627/KEP/II.3.AU/C/2014 tentang Job Spesifikasi Staf Administratif.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan) Semua proses dapat terlaksana dengan baik.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Form analisis proses pelayanan
  2. Form Evaluasi

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab pelatihan pelayanan prima
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Pelayanan Prima

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Form

Analisis

Proses

Pelayanan

  • Form

Evaluasi

3 hari

1 hari

5 hari

  1. hari
  2. hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-007-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

JADWAL PELAYANAN BSDI Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme jadwal pelayanan kantor BSDI.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan kantor BSDI.
  3. Terkontrolnya layanan pelayanan BSDI sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Dimulai dari melakukan pembukaan kantor sampai dengan menutup kantor BSDI melalui papan penunjuk pelayanan.

Definisi

Prosedur pelayanan adalah akvivitas kerja layanan yang bharus diberikan kepada dosen dan tenaga kependidikan yang dibatasi dengan waktu pelayanan.

Referensi

  1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Peraturan Rektor Nomor: 514.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistim Remunerasi pegawai.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses jam pelayanan pegawai di lingkungan dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu.

Dokumen Penunjang Kegiatan

1. Fingerprint

  1. Form Lembur
  2. Penunjuk Pelayanan

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab pelayanan jam kerja BSDI
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian BSDI
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Jadwal Pelayanan BSDI

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Fingerprint
  • Fingerprint
1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-008-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 0

Halaman : 1 dari 2

LAYANAN PENERIMAAN TAMU Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

Membangun dan meningkatkan profesionalisme kinerja.

Ruang Lingkup

Dimulai dari petugas memberikan salam kepada tamu yang datang, mengisi buku tamu sampai dengan petugas mengucapkan terima kasih atas kunjungan tamu.

Definisi

Tamu adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah unit kerja untuk kepentingan tertentu.

Referensi

  1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Keputusan Rektor Nomor : 627/KEP/II.3.AU/C/2014 tentang Job Spesifikasi Staf Administratif.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses layanan tamu dapat terlaksana dan keinginan tamu dapat terpenuhi dengan baik.

Dokumen Penunjang Kegiatan

1. Buku Tamu

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab layanan penerima tamu
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Layanan Penerimaan Tamu

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
Buku Tamu 1 menit

1 menit

5 menit

5 menit

1 menit

10 menit

1 menit

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-009-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 0

Halaman : 1 dari 2

LAYANAN PENERIMAAN TELEPON Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

Standarisasi cara menerima telepon.

Ruang Lingkup

Dimulai dari mengangkat telepon pada saat berdering sampai dengan menutup gagang telepon dengan benar setelah selesai digunakan.

Definisi

Telepon adalah sarana komunikasi yang digunakan universitas untuk komunikasi di dalam (internal) maupun keluar ( keluar ).

Referensi

  1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Keputusan Rektor Nomor : 627/KEP/II.3.AU/C/2014 tentang Job Spesifikasi Staf Administratif.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses usulan pemenuhan kebutuhan pegawai dapat tercukupi dan terlaksana dengan baik.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Form usulan kebutuhan pegawai
  2. Rekap usulan
  3. Jadwal Pelaksanaan tesBerkas lamaran
  4. Form Disposisi
  5. Surat Jawaban

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab layanan penerima telepon
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Layanan Penerimaan Telepon

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
10 detik

30 detik

30 detik

10 detik

10 menit

1 menit

5 detik

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-010-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB) Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme penerbitan kenaikan gaji berkala(KGB) begi pegawai UMSurabaya.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan KGB.
  3. Terkontrolnya layanan KGB sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari pengajuan kenaikan gaji berkala sampai dengan penyesuaian besar gaji pokok pegawai yang bersangkutan.

Definisi

Kenaikan Gaji Berkala adalah Hak yang diterima setiap pegawai universitas muhammadiyah berupa kenaikan gaji pokok setiap 2 tahun.

Referensi

  1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Peraturan Rektor Nomor: 514.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistim Remunerasi pegawai.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses prosedur kenaikan gaji berkala pegawai dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Berkas pengajuan
  2. SKP
  3. Rekapitulasi kehadiran kerja
  4. Form Disposisi
  5. SK Kenaikan Berkala
  6. Buku Agenda

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab layanan kenaikan gaji berkala pegawai
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Prosedur Kenaikan Gaji Berkala (KGB)

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Surat Pengajuan
  • Berkas Pengajuan Form Disposisi
  • Surat Pengajuan dan

Disposisi

  • Surat Kenaikan Berkala
  • Surat Kenaikan Berkala
1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-011-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

KENAIKAN PANGKAT PEGAWAI Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme pelayanan kenaikan pangkat bagi pegawai UMSurabaya.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan Kenaikan Pangkat.
  3. Terkontrolnya layanan Kenaikan Pangkat sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari pengajuan kenaikan pangkat pegawai sampai dengan dibayarkan penyesuaian besar gaji pokok pegawai yang bersngkutan.

Definisi

Kenaikan Pangkat Pegawai adalah Hak yang diterima setiap pegawai Universitas Muhammadiyah Surabaya berupa kenaikan gaji pokok setiap 4 tahun.

Referensi

  1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Peraturan Rektor Nomor: 514.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistim Remunerasi pegawai.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses kenaikan pangkat pegawai dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Surat Pengajuan
  2. SKP
  3. Rekap Kehadiran Kerja
  4. Form Disposisi
  5. SK Kenaikan Pangkat Pegawai
  6. Buku Agenda

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Kenaikan Pangkat Pegawai
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Prosedur Kenaikan Pangkat Pegawai

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Surat Pengajuan
  • Berkas Pengajuan
  • Form Disposisi
  • Berkas Pengajuan
  • SK Kenaikan

Pangkat/Golongan

  • SK Kenaikan

Pangkat/Golongan

1 hari

  1. hari
  2. hari

1 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-012-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

TUGAS dan IJIN BELAJAR PEGAWAI Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme pelayanan penerbitan Rekomendasi Tugas dan Ijin Belajar pegawai UMSurabaya.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam Rekomendasi Tugas dan Ijin Belajar pegawai UMSurabaya.
  3. Terkontrolnya layanan Rekomendasi Tugas dan Ijin Belajar pegawai UMSurabaya sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari pengusulan SK Tugas dan Ijin Belajar yang diajukan oleh dosen dan tenaga kependdikan sampai dengan menerima SK Tugas dan Ijin

Belajar.

Definisi

Surat Tugas atau Ijin Belajar adalah dokumen persyaratan studi lanjut bagi dosen dan tenaga kependidikan dalam upaya melaksanakan pengembangan karir sebagai pegawai.

Referensi

1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses penerbitan Surat Tugas atau Ijin Belajar dapat terlaksana dengan baik dan lancar.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Berkas Usulan Tugas Belajar
  2. Form Disposisi
  3. Surat Tugas Belajar
  4. Buku Agenda

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Usulan Surat Tugas Belajar
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Usulan Surat Tugas Belajar atau Ijin Belajar

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Berkas Usulan
  • Form Disposisi
  • Draft SK
  • SK Tugas Belajar
  • SK Tugas Belajar
1 hari

1 hari

3 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-013-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

PELAYANAN CUTI PEGAWAI Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme pelayanan penerbitan Surat Cuti Pegawai.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan Surat Cuti Pegawai.
  3. Terkontrolnya layanan penerbitan Surat Cuti Pegawai, sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari pengajuan permohonan cuti oleh pegawai kepada Rektor sampai dengan diterimanya Surat Cuti pegawai yang bersangkutan.

Definisi

Cuti adalah Hak pegawai untuk mendapatkan libur pada hari kerja sesuai kententuan yang berlaku.

Referensi

1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses prosedur penerbitan Surat Cuti dapat berjalan dengan cepat dan pegawai dapat menggunakan masa cuti sesuai dengan tanggal yang sudah ditentukan.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Surat Permohonan Cuti
  2. Form Disposisi
  3. Surat Cuti
  4. Buku Agenda

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Surat Cuti
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Pelayanan Cuti Pegawai

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Surat Permohonan
  • Form Disposisi
  • Surat Permohonan
  • SK Cuti
1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-014-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

PENGURUSAN PURNA BHAKTI Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme pelayanan penerbitan Surat Purna Bhakti Pegawai.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan Surat Purna Bhakti Pegawai.
  3. Terkontrolnya layanan penerbitan Surat Purna Bhakti Pegawai sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari pengajuan Purna Bhakti oleh pegawai yang akan memasuki masa purna bhakti kepada Rektor sampai dengan pencairan dana tanda kehormatan oleh BAK.

Definisi

Purna Bhakti adalah berakhirnya masa kerja pegawai di Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Referensi

  1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Peraturan Rektor Nomor : 514.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistim Remunerasi pegawai.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua prosedur pengajuan purna bhakti dapat terlaksana dengan baik dan pegawai yang akan purna bhakti merasa nyaman dan terpuaskan.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Berkas Pengajuan Purna Bhakti
  2. Form Disposisi
  3. SK Purna Bhakti
  4. Buku Agenda

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Surat Keputusan Purna Bhakti
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Pengurusan Purna Bhakti Pegawai

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Berkas Usulan Purna Bhakti
  • Form

Disposisi

  • Form

Disposisi

  • SK Purna

Bhakti

3 hari

2 hari

2 hari

  1. hari
  2. hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-015-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

PEMBINAAN INTERNAL PEGAWAI Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme pembinaan internal pegawai.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat pelaksanaan pembinaan pegawai.
  3. Terkontrolnya pelaksanaan pembinaan pegawai sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari penerbitan surat undangan sampai dengan terselesaikannya laporan kegiatan pembinaan pegawai.

Definisi

  1. Pembinaan pegawai adalah pemibinaan yang dilakukan melalui pembinaan internal maupun pembinaan eksternal.
  2. Pembinaan internal dilakukan oleh pimpinan tentang motivasi untuk peningkatan kinerja layanan, dan pemahaman Al-Islam dan Kemuhammadiyahan.
  3. Pembinaan ekternal melalui pengiriman pelatihan, workshop, studi banding dan tugas belajar.

Referensi

1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses dapat terlaksana dengan baik dan pegawai dapat bekerja dengan nyaman dilingkungan UMSurabaya.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Surat Undangan
  2. Daftar hadir peserta
  3. Susunan Acara
  4. Laporan kegiatan

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Pembinaan Internal Pegawai
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Pembinaan Internal Pegawai

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Form Daftar Waktu

Pelaksanaan & Pemateri

  • Form Daftar Waktu &

Pemateri

  • Undangan
  • Daftar Hadir
  • Materi Pembinaan
1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-016-BSDI-01

Tanggal Terbit : 21 Agustus 2018

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

STUDI LANJUT DOSEN Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Mengatur tentang syarta-syarat dosen yang akan mengikuti studi lanjut.
  2. Mengatur tata cara pengajuan, masa studi dan pelaporan studi lanjut dosen.
  3. Mengatur hak dan kewajiban studi lanjut dosen dan konsekuensi bila dosen tidak menyelesaikan studi lanjut.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari pengajuan studi lanjut dosen sampai dengan dosen menerima surat perjanjian studi lanjut.

Definisi

Studi Lanjut Dosen adalah dosen yang sesuai dengan peraturan dan persyaratan tertentu berhak mendapatkan pendidikan formal di universitas atau lembaga pendidikan dan disahkan dengan Surat Keputusan Rektor.

Referensi

1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Dosen dapat menyelesaikan studi dengan waktu yang sudah ditentukan.

Dokumen Penunjang Kegiatan

1. Form Disposisi

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Studi Lanjut Dosen
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Studi Lanjut Dosen

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Draft Pengajuan Studi Lanjut Dosen
  • Disposisi
  • Disposisi
  • Surat Perjanjian Studi Lanjut Dosen
  • Surat Perjanjian Studi Lanjut Dosen
1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-017-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 0

Halaman : 1 dari 2

PEMBERHENTIAN PEGAWAI Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

Menjamin proses penghentian kepegawaian di Universitas Muhammadiyah Surabaya

Ruang Lingkup

SOP pemberhentian pegawai sebagai acuan bagi bagian kepegawaian untuk proses penghentian pegawai baik tenaga akademik maupun tenaga administratif Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Definisi

  1. Pemberhentian pegawai adalah proses pemutusan hubungan kerja antara Universitas Muhammdiyah Surabaya dengan pegawai.
  2. Jenis Pemberhentian yaitu :
    1. Pemberhentian atas permintaan sendiri.
    2. Pemberhentian karena mencapai batas usia pensiunan.
    3. Pemberhentian karena perubahan organisasi.
    4. Pemberhentian secara tidak hormat.
    5. Pemberhentian karena meninggalkan tugas.
    6. Pemberhentian karena tidak cakap jasmanai dan rohani.
    7. Pemberhentian karena meninggal dunia.
    8. Pemberhentian karena ketidakmampuan organisasi.

Referensi

1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses pemberhentian pegawai dapat terlaksana dengan baik dan lancar sesuai peraturan di Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Form Pengunduran Diri
  2. SK Pemberhentian

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Pemberhentian Pegawai
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Pemberhentian Pegawai Yang Mengundurkan Diri

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Form

Pengunduran

Diri

  • Form

Disposisi

  • Form

Disposisi

  • Surat Ucapan

Terima Kasih

  • SK

Pemberhentian

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

Uraian Prosedur Pemberhentian Pegawai Yang Melakukan Pelanggaran

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Catatan Laporan Pelanggaran
  • Undangan
  • Surat Peringatan
  • SK Pemberhentian
2 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

3 hari

1 hari

SOP KETENAGAAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-018-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

REKOMENDASI BEASISWA

UNGGULAN DOSEN INDONESIA ( BUDI )

Halaman : 1 dari 2

Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme penerbitan Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia ( BUDI ).
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia ( BUDI ).
  3. Terkontrolnya layanan penerbitan Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia (BUDI), sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari pengajuan dosen dari fakultas sampai terbitnya dokumen Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia (BUDI) sampai dengan diserahkannya dokumen Rekomendasi kepada Kopertis Wilayah VII Jatim.

Definisi

Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia adalah hibah beasiswa untuk studi lanjut S2 atau S3 bagi dosen-dosen yang telah memiliki NIDN dalam upaya meningkatkan jenjang karir dosen.

Referensi

  1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.
  3. Peratur Menteri Pendayaan Aparatur Negara No. 17 tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Dosen.
  4. UU No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
  5. Peraturan Mendiknas No. 48 tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses pengajuan Rekomendasi Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia (BUDI) dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Surat Pengajuan Rekomendasi
  2. NIDN
  3. Buku Agenda

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Rekomendasi Beasiswa BUDI.
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Rekomendasi Beasiswa BUDI :

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
Surat

Pengajuan

Rekomenda

si

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-019-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

REKOMENDASI PINDAH HOME BASE Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme penerbitan Rekomendasi Pindah Home Base.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan Rekomendasi Pindah Home Base.
  3. Terkontrolnya layanan penerbitan Rekomendasi Pindah Home Base sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

  1. Proses ini dimulai dari penerbitan SK perpindahan home base sampai dengan NIDN pindah ke home base yang dituju.
  2. Proses ini dimulai SK lolos butuh dan SK Pemberhentian Dosen Tetap sampai memindahkan NIDN dosen ke Home Base baru .

.

Definisi

Pindah Home adalah perpindahan NIDN dosen tetap dari Satu Prodi ke Prodi Lain baik secara inernal maupun external PT.

Referensi

1. UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses prosedur perpindahan home base dapat terlaksana dengan baik dan pegawai yang pindah home merasa aman dan nyaman dalam bekerja.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. SK Perpindahan home base
  2. Lolos butuh dan SK Pemberhentian sebagai dosen tetap
  3. Buku Agenda

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Rekomendasi Pindah Home Base
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Rekomendasi Pindah Home Base ( Internal )

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
SK Perpindahan Home Base 1 hari

1 hari

1 hari

Rekomendasi Pindah Home Base ( Eksternal )

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
SK Lolos Butuh / SK

Pemberhentian Dosen

Tetap

1 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-020-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

SERTIFIKASI DOSEN ON LINE Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme tatacara perolehan Sertifikasi Dosen On Line.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam perolehan Sertifikasi Dosen On Line.
  3. Terkontrolnya layanan perolehan Sertifikasi Dosen On Line. sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari pengajuan JAFA dan pangkat impassing ke PDPT, keluarnya akunt sampai dengan hasil lulus atau tidak Serfikasi Dosen On Line.

Definisi

Sertifikasi dosen on line adalah fasilitas PDPT yang dimiliki dosen dalam menyelesaikan kegiatan/tugas/tes untuk memperoleh Sertifikat Pendidik secara on line.

Referensi

  1. UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.
  2. Peratur Menteri Pendayaan Aparatur Negara No. 17 tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Akademik Dosen.
  3. UU No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses prosedur pengajuan Tes Sertifikasi dosen dapat terlaksana dengan baik dan pegawai merasa puas dan nyaman dalam bekerja.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Masuk daftar D3 dan keluar akunt
  2. Surat Rekomendasi mengikuti Seleksi Serdos
  3. Buku Agenda

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Sertifikasi Dosen On Line
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Sertifikasi Dosen On Line

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU

Membuat dan Mengirimkan

Surat Usulan Peserta Sertifikasi

Dosen dan Selanjutnya dikirim ke Dikti

Menyeleksi Daftar Usulan Dosen yg Akan Disertifikasi &

Menyerahkan Hasil Seleksi kpd Panitia SERDOS

  • Surat Pemberitahuan
  • Surat Usulan Peserta

SERDOS

  • Daftar Nama Peserta

SERDOS

  • Berkas SERDOS
2 hari

7 hari

2 hari

7 hari

3 minggu

7 hari

1 bulan

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-021-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

USULAN PEMBAYARAN TUNJANGAN SERDOS Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme usulan pembayaran Tunjangan Serdos.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam usulan pembayaran Tunjangan Serdos.
  3. Terkontrolnya layanan usulan pembayaran Tunjangan Serdos, sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari pengumpulan BKD masing-masing dosen di Fakultas sampai dengan dana dari Kemenristek Dikti cair melalui Rekening masingmasing dosen.

Definisi

Pembayaran tunjangan serdos adalah imbalan dari BKD dosen yang telah memiliki Sertifikat Pendidik yang dibayarkannya setiap semester dengan menyerahkan Laporan kinerja dan Kontrak Beban Kerja setiap semester kepada Kopertis Wilayah VII Jatim.

Referensi

  1. UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.
  2. Peratur Menteri Pendayaan Aparatur Negara No. 17 tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Akademik Dosen.
  3. UU No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses prosedur usulan pembayaran Tunjangan Serdos dapat terlaksana dengan baik dan lancar

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Berkas BKD dosen
  2. Surat Pengantar Rektor

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Usulan Pembayaran Tunjangan Sertifikasi Dosen
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Usulan Pembayaran Tunjangan Sertifikasi Dosen

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
Berkas Beban Kerja Dosen (BKD) 1 hari

1 hari

1 hari

7 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-023-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

USULAN JABATAN AKADEMIK DOSEN Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme usulan jabatan akademik dosen tetap.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam usulan jabatan akademik dosen tetap.
  3. Terkontrolnya layanan usulan jabatan akademik dosen tetap, sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai pada saat periode pengusulan jabatan akademik ke Kopertis sampai dengan diterima dan mendapat JAFA atau ditolak untuk memperbaiki kekuarangan berkas.

Definisi

Jabatan Akademik Dosen adalah Jabatan fungsional dosen yang menunjukkan profesionalisme seorang dosen.

Referensi

  1. Peraturan BPH UMSurabaya Nomor : 017/BPH.KEP/II.3.AU/I/2017 tentang Peraturan Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.
  3. Peraturan Menteri Pendayaan Aparatur Negara No. 17 tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Akademik Dosen.
  4. UU No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses pengusulan jabatan akademik ke Kopertis berlangsung dengan lancar dan mendapat JAFA bagi dosen yang bersangkutan.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Berkas Pengajuan Jabatan Akademik
  2. Surat Pengantar dari Rektor

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Usulan Jabatan Akademik Dosen
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Uraian Prosedur Usulan Jabatan Akdemik

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Berkas

Pengajuan Jabatan

Akademik

  • Surat

Pengantar

  • SK Jabatan

Akademik

  • Tembusan SK

Jabatan

Akademik

14 hari

14 hari

3 hari

1 hari

90 hari

1 hari

1 hari

SOP KETATAUSAHAAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-024-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

SURAT MASUK BSDI Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme tindak lanjut dan pengarsipan surat-surat masuk dari pihak lain.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat pengadminitrasian dan pengarsipan surat- surat masuk.
  3. Terkontrolnya layanan pengadminitrasian dan kearsipan surat-surat masuk sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari peneriman surat, membubuhkan stempel agenda surat sampai dengan tindak lanjut/hasil keputusan.

Definisi

Surat Masuk adalah semua surat yang diterima oleh penerima surat baik surat yang dikirim melalui pos, kurir, maupun diantar langsung oleh pegawai UMSurabaya

Referensi

  1. Peraturan Rektor Nomor : 673/PRN/II.3.AU/A/2013 tentang organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Tuntunan Administrasi Muhammadiyah.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses dapat terlaksana dengan baik dan pegawai dapat bekerja dengan nyaman dilingkungan UMSurabaya.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Stempel Disposisi
  2. Buku Agenda
  3. ATK

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Surat Masuk
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Surat Masuk BSDI

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
Surat 1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-025-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

SURAT KELUAR BSDI Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme tindak lanjut dan pengarsipan surat-surat yang keluar dari BSDI.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat pengadminitrasian dan pengarsipan surat- surat keluar.
  3. Terkontrolnya layanan pengadminitrasian dan kearsipan surat-surat keluar sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Surat ini dimulai dari pembuatan draft, distribusi sampai pengarsipan surat-surat keluar dari BSDI

Definisi

Surat keluar adalah surat-surat yang dibuat oleh BSDI dan dikirim kepada pihak lain.

Referensi

  1. Peraturan Rektor Nomor : 673/PRN/II.3.AU/A/2013 tentang organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Tuntunan administrasi Muhammadiyah .

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses surat-surat keluar dan pengarsipan dapat tertata dengan baik dan sesuai dengan filenya masing-masing.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Stempel
  2. Buku Agenda
  3. Buku expedisi

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Surat Keluar BSDI
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Surat Keluar BSDI

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
Surat Pemberitahuan 1 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-026-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

EXPEDISI BSDI Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme tindak lanjut dan pengiriman surat-surat yang keluar dari BSDI.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat pengadminitrasian dan pengiriman surat- surat keluar.
  3. Terkontrolnya layanan pengadminitrasian dan kearsipan surat-surat keluar sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari pengisian buku expidisi sampai dengan diterimanya kwitansi pengiriman surat.

Definisi

Ekpedisi adalah catatan yang memuat data pengiriman surat-surat yang dikeluarkan oleh BSDI kepada pihak lain.

Referensi

  1. Peraturan Rektor Nomor : 673/PRN/II.3.AU/A/2013 tentang organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Tuntunan administrasi Muhammadiyah.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses dapat terlaksana dengan baik dan pengarsipan tertata sesuai dengan file masing-masing.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Buku expidisi
  2. Daftar Kode Pos
  3. ATK

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab pengelolaan expidisi
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Expedisi BSDI

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Buku Expedisi
  • Kwitansi
1 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-027-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

SURAT TUGAS ( DIKLAT ) Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme penerbitan Surat Tugas untuk mengikuti diklat bagi dosen maupun TKP.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam penerbitan Surat Tugas untuk mengikuti diklat bagi dosen maupun TKP.
  3. Terkontrolnya layanan penerbitan Surat Tugas untuk mengikuti diklat bagi dosen maupun TKP sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai pada saat ada pengajuan untuk mengikuti diklat dengan mengajukan hasil SKP pegawai sampai dengan pemberian fasilitas pelatihan dan diklat pegawai.

Definisi

Diklat adalah salah satu cara peningkatan kualitas dosen dan tenaga kependidikan.

Referensi

  1. Peraturan Rektor Nomor : 673/PRN/II.3.AU/A/2013 tentang organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Tuntunan administrasi Muhammadiyah.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses pengajuan untuk mengikuti diklat pegawai dapat terlaksana dengan baik dan pegawai dapat mengembangkan atau meningkatkan skill kinerja dengan baik.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Form SKP
  2. Form Disposisi
  3. Surat Tugas

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Diklat Pegawai
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Surat Tugas (Diklat)

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Form SKP
  • Form SKP
  • Form Disposisi
  • Form Disposisi
  • Surat Tugas Mengikuti Pelatihan
1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-028-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

PENGARSIPAN BERKAS BSDI Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme tindak lanjut dan pengarsipan berkas-berkas di BSDI.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat pengarsipan berkasberkas di BSDI.
  3. Terkontrolnya layanan pengarsipan berkas-berkas di BSDI. sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari pembuatan kode dan pengkodean file-file sedsuai dengan fungsi masing-masing berkas sampai dengan .pengarsipan sesuai dengan kode kearsipan.

Definisi

Pengelolaan Arsip adalah sistem tata cara menyimpan data kepegawaian sehingga mudah untuk ditemukan.

Referensi

  1. Peraturan Rektor Nomor : 673/PRN/II.3.AU/A/2013 tentang organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Tuntunan administrasi Muhammadiyah.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua pengarispan berkas pegawai dapat tertata dengan baik dan rapi.

Dokumen Penunjang Kegiatan

1. Berkas pegawai

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Pengarsipan Berkas
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Pengarsipan Berkas

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
Berkas Pegawai 1 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-029-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

PEMINJAMAN ARSIP BSDI Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme layanan peminjaman arsip BSDI.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat layanan peminjaman arsip.
  3. Terkontrolnya layanan layanan peminjaman arsip, sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari pengambilan berkas, pencatatan pada buku pinjaman, sampai dengan diterimanya berkas kembali dengan membubuhkan tanda terima.

Definisi

  1. Buku Kendali adalah Buku Catatan Peminjaman file yang terdiri dari kolom nomor, tanggal, file yang dipinjam, tanda tangan, keterangan.
  2. File adalah Surat atau Dokumen atau Berkas.

Referensi

  1. Peraturan Rektor Nomor: 673/PRN/II.3.AU/A/2013 tentang organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Surabaya.
  2. Tuntunan administrasi Muhammadiyah.

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua peminjaman berkas pegawai dapat tercatat dan kembali dengan baik dan rapi.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Berkas Pegawai
  2. Buku peminjaman

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab Peminjaman Arsip BSDI
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Peminajaman Arsip

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
  • Form Surat Peminjaman
  • Buku Peminjaman File
1 hari

1 hari

1 hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) No. Kode Dokumen : SOP-030-BSDI-01

Tanggal Terbit : 30 Agustus 2017

No. Revisi : 1

Halaman : 1 dari 2

LEGALISASI SK PEGAWAI Disetujui oleh Rektor:

Tujuan

  1. Terbitnya mekanisme tindak lanjut atas permintaan legalitas photocopy SK pegawai.
  2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan permintaan legalisasi photocopy SK pegawai.
  3. Terkontrolnya layanan permintaan legalisasi photocopy SK pegawai sesuai dengan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini dimulai dari pembubuhan stempel legalitas sampai dengan penyerahan legalisasi kepada yang pegawai.

Definisi

Legalisasi photocopy SK pegawai adalah memberikan pernyataan legalitas photocopy SK pegawai sesuai dengan berkas aslinya

Referensi

  1. Peraturan Rektor Nomor: 673/PRN/II.3.AU/A/2013 tentang organisasi dan tata kerja Universitas Muhammadiyah Surabaya
  2. Tuntunan administrasi Muhammadiyah

Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua legalitas SK pegawai dapat terlaksana dengan baik dan lancar.

Dokumen Penunjang Kegiatan

  1. Stempel Legalitas
  2. Stempel BSDI

Penanggungjawab

  1. Bagian penanggungjawab legalitas SK pegawai
  2. Kepala BSDI selaku penanggungjawab bagian Sumber Daya Insani
  3. Wakil Rektor III selaku pengesahan SOP

Prosedur Legalitas SK Pegawai :

AKTIVITAS DOKUMEN WAKTU
SK Tetap 1 hari

1 hari

1 hari